‘Pap, hoe hard rijden we?’ hoor ik van de achterbank. De weg is wat hobbelig en mijn zoon maakt zich blijkbaar ongerust of ik niet te hard rijd. ‘We rijden 112’, geef ik door aan de achterbank. ‘Hoe hard mogen we hier eigenlijk?’ vraagt mijn zoon. Ik geef aan dat we 130 mogen en dat we dus zeker niet te hard rijden, maar dat de weg op dit stuk wat slecht is en ik daarom wat zachter ben gaan rijden.
Deze gebeurtenis heeft mij de rest van het ritje aan het denken gezet. Immers, hoe gaat het eigenlijk met het gemiddelde project in de bouw. Weten we ‘hoe hard we gaan’? Met andere woorden, weten we waar we staan ten opzichte van de begroting en de planning? Hoe gaat het met de besteding van de uren, onze inkoopprijzen en de kosten van het materieel? Was het besluit om die twee extra zzp-ers in te huren achteraf gezien de juiste? Wat hebben we geleerd van afgelopen weken?
‘Op gevoel’
In veel organisaties beschikt de uitvoerder zelden over voldoende informatie om zichzelf een beeld van de situatie te kunnen maken. Veel uitvoerders werken ‘op gevoel’. De planning geeft het meeste houvast. Wat zou feitelijke feedback naar een uitvoerder voor invloed hebben op zijn / haar gedrag?
Als de uitvoerder al niet exact weet hoe het project ervoor staat, met welke argumenten maken projectleiders en werkvoorbereiders dan hun keuzes? En hoe wordt duidelijk of de gemaakte keuzes ook achteraf gezien de juiste zijn?
Live projectstatus
Bij een opdrachtgever hebben we de mogelijkheden onderzocht om live inzicht in de projectstatus te krijgen. Live, elk moment van de week. Liefst zonder al te veel extra inspanningen. In onze auto willen we toch ook de snelheid weten die we nu rijden? Door klein te beginnen, in een stuk repeterend werk, was snel het effect van ‘de kracht van feiten’ waar te nemen. Waren de uitvoerders voorheen amper geïnteresseerd in de voorcalculatie, nu ontstond er een inhoudelijke discussie. Op basis van feiten. Structureel werd op een onderdeel significant afgeweken van de calculatie en pas nu kwam het duidelijk naar voren.
Juist door hier samen over te spreken en de verschillende alternatieven op een rijtje te zetten, is een gezamenlijk plan opgezet om te proberen binnen de gemaakte begroting te blijven. En ook hier; continu de feiten blijven meten, terugkoppelen en bespreken. Gevolg; in plaats van een behoorlijke overschrijding wordt er nu ruim binnen de gestelde begroting gewerkt. Het is mooi om te zien dat de uitvoerder en zijn team nu wekelijks actief betrokken zijn en ook zelf met initiatieven komen die heel waardevol zijn.
De afdeling calculatie wordt nu, terwijl men met een project bezig is, voorzien van actuele informatie. Een informatiestroom die er tot voor kort niet was en in de praktijk heel goed blijkt te werken. De afstand tussen de calculator en de bouwplaats wordt zodoende een stuk kleiner en derhalve ook een stuk leuker om in te werken.
Investering in tijd
Deze bouwer heeft energie gestoken in de externe en interne informatiestroom. Door een paar processen te verkorten, door afspraken te maken, door een aantal dingen op een ander moment te doen en door met mensen te praten over mogelijkheden. Kortom; geen extra investeringen in ICT of anderszins. Een kleine investering in tijd en dus een korte Return On Investment.
De gevolgen zijn helder; gemotiveerde medewerkers die zien welke gevolgen bepaalde keuzes hebben, medewerkers die ervaren dat er meer mogelijkheden zijn dan de meest gebruikte en dat ze allemaal beoordeeld moeten worden op feiten. De ‘kracht van feiten’ geeft een bouwer de mogelijkheden om grip op de kostprijs te krijgen en te houden, wat in deze periode betekent dat er een stuk zekerheid ontstaat binnen de lopende projecten.