In elke organisatie wordt samengewerkt. Iedereen werkt samen. Met een collega, maar ook met een klant of een leverancier. En de wijze waarop wordt samengewerkt bepaalt het resultaat. Wat dat ook is.
Dus, wil je een ander resultaat? Dan is aandacht voor samenwerking een cruciale stap.
Samenwerken lijkt zo vanzelfsprekend dat je er wellicht nog nooit als een vak naar hebt gekeken. Daarom geef ik mijn visie op wat samenwerken is. Doe er vooral je voordeel mee.
Samenwerken bestaat in de kern uit 7 thema’s:
- Een doel
Het gros van mijn opdrachtgevers heeft een bepaald doel voor ogen op het moment dat we met elkaar in gesprek gaan. In een eerste gesprek ken ik de context van het doel niet en is het doel vaak niet veel meer dan een grof idee.
Een idee omzetten in een doel is zelden verloren energie. Samen zetten we het idee om in een SMART doel. Een enorm belangrijke stap; immers, een goed doel is de basis voor draagvlak.
2. Set van afspraken
Veel mensen in organisaties zijn op een moment in hun functie of rol terecht gekomen. En niet zelden is men zich snel aan gaan passen aan de wijze waarop er gewerkt wordt.
En als je aan mensen vraagt ‘beschrijf het proces eens van begin tot eind’; dan blijkt dat vaak niet mogelijk. Het eigen werkveld is bekend, alles daaromheen is vrijwel onbekend.
Processen visualiseren is een stap die inzicht en overzicht geeft. Van begin tot eind maken we de werkwijze zichtbaar. Zowel de handelingen, als de systemen en de informatie die gebruikt wordt. En als we willen ook de tijd en de kosten die gemaakt worden.
En met het inventariseren wordt al snel helder waarom afwijkingen vaak structureel zijn. Welke afspraken er wel zijn en welke vooral niet. Welke handelingen zinvol zijn en welke een vorm van pure verspilling.
Uit deze inventarisatie zal in korte tijd helder worden waar aandacht aan gegeven moet worden. Om in control te komen. Om het werk beter en leuker te maken voor iedereen.
3. Communicatie
Als het doel helder is voor iedereen en we weten hoe de huidige werkwijze is; dan kunnen we gaan communiceren over de nodige verandering. Een verandering doorvoeren in een organisatie, soms inclusief de samenwerking met een klant en/of leveranciers, vergt veel tijd.
Niet alleen tijd om met elkaar van gedachte te wisselen. Er is vaak ook veel tijd nodig om mensen aan een verandering te laten wennen. Goed naar meningen en inzichten van mensen luisteren kost tijd, maar vormt de basis van draagvlak. Veranderen doe je nu eenmaal samen.
Communicatie is zo’n woord dat voor velen een bron is van ergenis. Goede afspraken over communicatie kunnen mooie stappen teweeg brengen. Dat zit soms in kleine dingen, als een keuze voor het middel waarmee we communiceren. We kunnen niet zonder communicatie in de samenwerking, daarom verdiend het ook alle aandacht.
4. Talenten benutten
Mensen zijn op een moment in de organisatie in hun huidige functie beland. Echter; niemand ‘is’ zijn functie.
In mensen zit enorm veel talent. Het is de kunst om deze talenten tot hun recht te laten komen. Des te beter iemand zijn talent kan inzetten, des te beter wordt het resultaat.
Talent is voor een deel aangeboren en voor een deel aangeleerd. Een functie kan in de loop der tijd een een geheel andere context komen te vallen. Zijn op dat moment de juiste talenten beschikbaar en aanwezig om een goed resultaat neer te zetten. Of, moet er gekeken worden naar de beschikbare individuen en een stuk ontwikkeling?
Talenten zijn nodig op elke plek in de organisatie. Soms voor korte tijd, bijvoorbeeld om een verandering door te voeren. Soms voor langere tijd, om bepaalde zaken van kwalitatief hoog niveau te houden. En ook hier spelen zaken als een ouderdomsanalyse en talentontwikkeling een rol van betekenis.
5. Oefenen
Een stap die cruciaal is om te toetsen of de beoogde werkwijze het gewenste resultaat geeft. Oefenen is tevens bedoeld om van te leren en om met mensen te leren hoe de toekomstige werkwijze gaat worden.
Door te oefenen wordt een nieuwe werkwijze alleen maar beter, alsmede het draagvlak hiervoor in de organisatie. Oefenen laat zien wat er kan en legt bloot waar risico’s zijn.
Oefenen maakt het mogelijk de juiste persoon op de voor hem beste plek in het proces te laten werken.
Tot slot is oefenen de toets op het beoogde toekomstig proces. Als de toets aantoont dat we het beoogd resultaat kunnen realiseren, dan is de tijd rijp om het bestaande proces te vervangen door het nieuwe.
6. Verantwoordelijkheid nemen
Hoe goed we ook ons doel scherp hebben gesteld, hoed goed we het proces hebben ingericht en getest; er zal altijd een situatie voorkomen die anders is dan normaal.
Wanneer een situatie afwijkt, vraagt dit om afwijkend gedrag. In de organisatie vraagt dat om mensen die verantwoordelijkheid nemen. Die begrijpen dat het normale gedrag nu niet van toepassing is.
Alle afwijkende situaties zijn vooraf niet voorspelbaar. En juist daarom is het zo belangrijk om te benoemen dat iemand binnen zijn taak ook verantwoordelijkheid dient te nemen bij afwijkingen. Dat kan iets heel praktisch zijn, maar het minste wat gedaan kan worden is het onderwerp bespreekbaar te maken met de juiste mensen in de organisatie.
Juist dit onderwerp draagt enorm bij aan het reduceren van verspilling van tijd, geld en kwaliteit. Het gaat hier vooral om gedrag en dat is gelijk de menselijke maat die samenwerken zo boeiend maakt.
7. Vertrouwen
Als iets verandert moet worden, dan lijkt dat vaak in eerste instantie zo eenvoudig. Tot je ermee begint.
Cruciaal voor het behalen van het gewenste resultaat is de factor vertrouwen. Die is niet te koop, niet te zien en niet in een potje te bewaren. Vertrouwen ontstaat.
Door duidelijkheid, door transparantie, door inzicht en door veelvuldig met elkaar in contact te komen. Als het goed gaat en juist ook als het even minder gaat.
Vertrouwen krijg je niet door een contract. En toch kan de duidelijkheid die ontstaat bij het opstellen van een contract daar wel enorm bij helpen.