Wees niet bang, het wordt geen les wiskunde. De vraag die mij bezig houdt; is het lonend om werkzaamheden in kleine porties op te knippen?
Op een bouwplaats, 24 woningen, had ik onlangs te maken met vijf verschillende partijen die gezamenlijk actief waren met de E-installatie;
• Een frezer
• Een kabeltrekker
• Een aansluitploeg
• Een testbedrijf
• Een installateur om te herstellen
4% besparing
Laat ik het netjes zeggen; het project verliep verre van soepel. Van flow was nauwelijks sprake, de sfeer was ‘ieder voor zich’ en de planning hing er om de muur te vullen. Gelukkig werden er uren geregistreerd en daardoor was tussentijds te constateren dat er ingegrepen moest worden.
Mijn gesprek met de werkvoorbereider verliep soortgelijk als met het project; verre van soepel. Zijn boodschap; de projectleider had zoveel korting gegeven; hij moest het met slim inkopen maar goed zien te maken. Een verhaal dat ik afgelopen jaren vaak heb gehoord.
De directeur van het bedrijf had ooit eens laten vallen; een goede werkvoorbereider koopt minstens 4 procent goedkoper in dan de prijzen die een calculator heeft verzameld. Deze werkvoorbereider deed er dan ook alle moeite voor om die 4% te realiseren. Gebrek aan inzet kon deze beste man dan ook niet worden ontzegd.
De vraag is alleen; is zijn aanpak effectief?
Het was de werkvoorbereider niet helder wat het effect van zijn acties is. Levert zijn aanpak inderdaad de beoogde 4% extra voordeel op? Terugkoppeling vanuit de praktijk was er door tijdgebrek niet of nauwelijks. Kortom; tijd voor een uurtje bijpraten, samen met de uitvoerder.
De uitvoerder is een rustige man, heel beheerst. Over de huidige werkwijze is hij helder; al het werk moet zo snel af; hij geniet er nauwelijks meer van. De halve dag zit hij achter zijn computer en op de bouwplaats lopen vrijwel elke dag andere mensen. Het leuke werken met een vaste ploeg ziet hij nooit meer terug komen.
We praten over de tijdbesteding van de uitvoerder. Al snel blijkt dat hij vrijwel elke dag nieuwe mensen op de bouwplaats ziet komen. Ze komen allemaal een klusje doen, variërend van een paar uur tot enkele dagen. Al deze mensen moet hij uitleggen hoe hij wil dat er gewerkt wordt, waar de keet staat om te schaften en het toilet, welke regels er zijn over veiligheid en administratieve zaken. Kortom; veel van zijn tijd gaat op aan zaken waar niets tegenover staat.
Hij is hierdoor zo druk, dat tijd om de boel goed te kunnen overzien ontbreekt. Laat staan dat hij de knelpunten tijdig kan oplossen. En de mensen die er lopen, die zullen deze ook niet met hem delen; niemand voelt zich verantwoordelijk.
Een onmogelijke doelstelling, of toch niet?
De werkvoorbereider hoorde het gelaten aan. Al het voordeel dat hij hoopte te bereiken was in 1 klap weg. Zijn collega was door het opknippen ontzettend druk met het aansturen van mensen, die geen binding konden opbouwen met het project. De vier procent leek ineens een onmogelijke doelstelling te worden. Of toch niet?
Al pratend vergeleken we de werkwijze van nu met de werkwijze van een paar jaar geleden. Toen er uitsluitend met vaste onderaannemers werd gewerkt en met veel eigen timmermannen. Ook toen ging het niet vanzelf, maar er was wel een gezamenlijk belang; een goed lopend project. Mensen namen verantwoordelijkheid en iedereen wist precies aan te wijzen waardoor het niet lekker liep.
Terug naar dit project; de fase van afbouw is ver gevorderd. Alle onderaannemers zijn reeds gecontracteerd; hier is weinig meer aan te doen. De uitvoerder gaat ’s morgens werken met een korte dagopening; alle neuzen dezelfde kant op. Kijken wat dat oplevert op de korte termijn.
Het nieuwe samenwerken
De werkvoorbereider is inmiddels bezig met een nieuw project. Elke week zit hij een uur samen met de uitvoerder om na te gaan hoe ze het werk gaan inkopen; in kleine porties of in wat grotere brokken? Bij een partij die ze kennen of bij een wildvreemde?
Mooi om te zien dat er wordt samengewerkt tussen beide mannen. Niet alleen praten ze over het nieuwe project, maar tegelijkertijd denken ze samen na over het huidige project. De ervaring van de uitvoerder gaat steeds vaker over tafel en wordt actief opgepakt door de werkvoorbereider.
Vroeger was niet alles slechter of beter dan vandaag de dag. Leren van vandaag en de ervaring meenemen uit het verleden, biedt kansen voor de toekomst.
Nu eens zien of het volgende project wel de beoogde marge gaat opleveren. Dat beide mannen al samen een team vormen is een goed begin.