Geld is in de bouw vaak een vreemd fenomeen. Veel afwegingen worden gemaakt met als doel het terugdringen van de kostprijs. En daar wil ik het in deze bijdrage eens over hebben; ‘wat kost het om …’.
Binnen mijn werk breng ik processen in kaart binnen bouwbedrijven. Een proces klinkt ingewikkeld, maar feitelijk is het niet anders dan alle handelingen op een rijtje zetten. Wat daar uit komt is inzicht in het aantal handelingen, het soort handelingen en de tijd of kosten die de handeling met zich meebrengt.
Wandcontactdoos
Deze week was het onderwerp een extra wandcontactdoos. Een optie die veelvuldig bij mijn klant in opdracht werd genomen door de kopers-begeleider. Uit opmerkingen van kopers bleek dat men het prijsniveau voor deze optie als hoog ervaart. De concrete vraag was dus: wat kost een extra wandcontactdoos, vanaf het moment dat een koper deze aanvraagt tot en met de montage in de woning. Binnen een uur waren meer dan 192 stapjes op een rij geplaatst. U leest het goed: een enorm aantal handelingen.
Met het inzicht van de 192 stapjes kun je uitrekenen wat dit proces de organisatie kost; een veelvoud van het materiaal en de benodigde montage-arbeid. Een proces als dit, wat veelvuldig voor komt in de organisatie, moet slank gemaakt worden. Oftewel, alle overbodige handelingen moeten eruit. Daarnaast is het goed om met een creatief oog te kijken. Welke stappen kunnen we op een slimme alternatieve manier uitvoeren? Bij deze bouwer loopt de komende maand een proef voor een alternatieve aanpak van 9 stappen. Met de uitkomst weten we of de nieuwe aanpak goed werkt, of het wellicht nog slimmer kan, maar net zo belangrijk: we weten wat deze aanpak kost.
Proces inzichtelijk maken
Een proces dat vrijwel altijd beter kan is alles rondom de inkoopfacturen. Het verbeteren van dit proces kost vaak een dag en die is veelal snel terugverdiend. Wellicht is het een idee dat u hier zelf eens mee aan de slag gaat. Op basis van onderstaand plaatje wordt het snel duidelijk. Plak een post-it op een groot vel of op de muur en schrijf daarop de eerste stap.
In dit geval gaat het dus om de ontvangst van de factuur. Kijk, daar begint het al. Is dat via de post, de e-mail of de fax? En zo krijg je al snel veel varianten, met elk voor- en nadelen. Probeer samen met de mensen die het werk doen, alle stapjes op een rijtje te krijgen. Oordeel tijdens dit werk niet wat u hier van vindt. Soms hebben dingen een reden en vragen zaken die niet logisch lijken om een verklaring. U zult merken dat veel medewerkers een deel van het proces goed overzien en een gedeelte nauwelijks of niet.
Doordat het proces nu uitgeschreven wordt, vallen zaken op hun plek en wordt voor alle betrokkenen duidelijk hoe het geheel eruitziet. Medewerkers zijn zelf prima in staat om overbodige stappen te benoemen en deze te elimineren. En toch zullen ze vragen om toestemming of instemming van een leidinggevende. Durft u het aan om een proces drastisch te herzien?
Wat is nodig om zelf te kijken wat een proces kost?
- De drive. Als je niet geïnteresseerd bent om inzicht te krijgen in de kosten van je proces, begin er dan niet aan. Het kost namelijk tijd, vaak komt er emotie bij kijken en krijg je er gratis weerstand van collega’s voor terug. Logisch, je bemoeit je al heel snel met het werk van een ander.
- Motivatie. Als je zelf gedreven bent om inzicht te krijgen in de kosten van processen, dan helpt het enorm om jouw passie over te brengen op die van de collega’s om je heen. Deze investering in aandacht kan enorm helpen bij de motivatie waarmee je collega’s je kunnen helpen.
- Tijd. Het verkrijgen van inzicht kost tijd, het evalueren en verbeteren kost tijd. Een tip daarbij; liever elke dag een kwartier, dan eens in de maand een hele dag.
- Een grote rol papier, post-it’s, tape en pennen
Ik wens u veel inzicht toe in deze barre tijden voor de bouw!